法人を相手にするBtoB企業では煩雑な受発注業務を多数抱えており、受発注ミスなども発生しやすいのが実情です。一方、業務を効率化することで負担や長時間労働なども軽減できます。そのような業務効率化の手法の一環としてECシステムの構築が挙げられます。それにより法人取引を円滑に行えるようになり、受発注業務の改善及び効率化を図れます。

システム化による人的リスクの軽減

従来型のBtoBの受注・発注業務に関しては、受注や営業担当、そしてオペレーション業務などが必要です。いずれのケースにおいても、業務自体の煩雑性がネックとなります。

その結果、時間や手間がかかってしまい、他の業務に支障を来すことも少なくありません。それに対して先進的な形態においては、それまでの人的業務の大部分がECシステムに置き換わっています。それにより業務の大幅な効率化が実現され人的業務に要する時間や労力が軽減されているのです。

何よりもシステム化することで、人的ミスが減らせるのが大きなメリットです。こうしたシステム化の代表となるのが、BtoBにおけるECサイトの構築です。ECサイト構築は、特に電話やファックスによる注文が多い企業にとって有効です。

そうした注文を、販売管理システムに入力するのは人的労力を要します。在庫状況の確認にも時間がかかり、納期の回答などで顧客に不便をかける恐れがあります。そもそも人的入力の場合は、型番や単価などを誤って記載する可能性があります。

また、見積依頼などの対応が追い付かなければ、ビジネスチャンスを失いかねません。さらに顧客の与信状況などを確認できなければ、安心して受注・発注することは出来ないと言えます。そうしたリスクを軽減するには販売管理システムを含めてシステム化する必要があるということです。

電話やファックスでの受注の課題

BtoBのECサイト構築は、企業間の法人取引をシステム化することです。メーカーのBtoBサイトの場合、顧客となる小売店や代理店などから注文を受けられます。それをシステム化することで受発注業務が自動的に行われるものです。

また、商品の受注に限らず、在庫の問い合わせや納期の確認、そして見積書の発行などもサイト上でシステム化できます。人的労力をかけることなく行えるので人件費を大幅に削減することができるのです。特に商社の場合は、顧客からの問い合わせが頻繁にあるものです。

それらに対応していると、営業担当者に相当な負担をかけることになります。そうした対応がECシステムに置き換われば、顧客からの在庫や納期の確認、納品日や納品先の指定もサイト上で完結できるようになります。

電話やファックスによる顧客対応では、意志の疎通のズレが発生する可能性があります。それが言った言わないの問題になり、取引を混乱させる要因になるものです。特に担当者に商品や納品の情報が不足していると、納品ミスにつながる恐れがあります。

現在のファックスには共通フォーマットがありますが、顧客によっては異なったフォーマットを用いているケースも少なくありません。何よりECサイトとして売り上げをアップさせるには顧客とのスムーズなやり取りが不可欠になります。意思の疎通にズレがあれば、そうしたやり取りも難しくなるわけです。人的ミスをなくすためにも、ECサイト構築は大いに効力を発揮します。

サポート体制の整備でユーザー負担を軽減

電話やファックスによる発注は、ユーザー側にとっては手軽な方法です。その為、デジタル化が進んだ現在でも、多くのユーザーが用いているのが事実です。この場合の受注者側は、人手を介した商品の発送をする流れとなります。そのためには人力で商品を販売管理システムに入力し、在庫管理者に情報を送ることになります。

さらには運送の手配など、煩雑な業務が加わります。BtoBの場合は受注する商品の量は膨大になるのが普通で、それだけ人的ミスが発生しやすくなります。商品の型番をチェックしたり単価を確認したりする中では、不可抗力的な事態だと言えます。

それに対してECサイト構築をしていれば受注に関する殆どの業務がECシステムで自動化されます。それによって人的ミスも起こらなくなると言えます。その分、ユーザー側には正確な入力の必要が出てきますが、サポート体制を整えることでカバーできます。

また、在庫の問い合わせ対応なども、時間と手間を要する業務の一つです。自社に在庫があれば、物流倉庫に確認すれば済むこともあります。但し仕入れ商品の場合は、サプライヤーに確認をしなければなりません。その分、回答までに時間がかかり発注者側にも迷惑をかけてしまいます。

こうした業務をオペレーターで対応すると、煩忙など時間帯によって対応が滞る恐れもあるわけです。それに対してBtoBのECサイトを構築しておけば煩雑な業務を全て自動化することが可能です。

人力による業務には限界があり、BtoBの商品受発注では極力自動化することが求められます。納期などの回答も自動化すれば、ユーザー側の利便性向上にもつながります。在庫確認と共に、サプライヤーへの発注も自動で行うことができるのが強みです。