企業の製品のプロモーションの一つとしてキャンペーンを行うこともあります。通常のターゲットより幅広いターゲットへ届けることも可能ですが、全体図や各パーツでの作業量やコストがかかっているか把握しないと無駄に終わってしまうこともあります。そんな時に役立つのがキャンペーン事務局代行サービスです。

キャンペーン事務局代行サービスの利用と特徴

ECサイト構築でECシステムを活用する場合、キャンペーン事務局代行を依頼すると電話やメールなども24時間365日対応してくれます。

お客を待たせるとそれだけで不快に感じる可能性がありますが、クレームや問い合わせなどもお客を待たせる心配がありません。キャンペーンの応募者への対応だとお客様対応になるので、しっかりしたスキルも必要で企画は部署内で出来てもその担当者がお客対応の経験があることは少ないです。

これはECサイト構築をしている担当者でも同じで、対応が分からない場合でも外部へと委託したほうが効率もよく、委託先もキャンペーン事務局の業務も兼ねているなら、内容を理解させる作業や電話対応のマニュアルを作成する手間もなくなります。

応募者の情報は個人情報となり、近年問題になっている漏洩の主な原因は誤操作や紛失、置忘れに管理ミスなどです。社内で応募リストを作成するとそのリストのファイルの保管場所に困り、アクセスが制限されたフォルダーやパソコンやECシステムなどが外部メモリーの使えない設定になってないとトラブルになります。

個人情報漏洩リスクを減らすには運用のノウハウも欠かせず、社内で取り扱いに関した知識を持っている人がいないときも、事務局代行サービスへ委託したほうが安心です。リソースでもメリットはあり、応募者のリスト化やプレゼント発送、窓口業務などは単純でも時間がかりますがこれも委託すれば大幅に省くことが出来ます。

事務局代行サービスの主な業務について

ECサイト構築をするときに、キャンペーン事務局代行サービスへ依頼した場合の主な業務ですが、一番多いのはプレゼントです。購入者が応募するとオリジナルグッズなどが貰える企画で、その企画から事務局代行サービスが行う仕事を洗い出します。

これには、主に3つあり、最初に事前準備で事前の準備から事後対応までのスケジュール作成を行い、業務タスクの洗い出し・ワークフロー構築・各業務担当者へのマニュアル用意・問い合わせQAの作成・業務担当への説明をします。また、受付窓口として電話番号取得・留守番電話設定・メールアドレスの用意・私書箱などを用意します。

次に募集期間の運営では、応募物の郵便局への引き取り・送り先違いの応募がないかの確認、応募条件への適合確認・応募のリスト化とはがきなどの管理を行います。参加者からの問い合わせの対応や内容のリスト化もあります。

締切後には抽選・重複当選確認・当選者への連絡・当選者のリスト化、プレゼントの発送では梱包・発送・未着・不良品の対応を行いますが、作業自体は単純ですが1つずつ行うとなると手間がかかることが多く、これを全て担当者が行うと本来の業務にも影響が出てくるため、そこで代行を利用する価値が高くなります。

応募受付・問い合わせ対応・プレゼントの発送は社内だけで対応をするには注意が必要で、これも専門のスキルを持っている事務局代行サービスの方が手間もかからず便利です。

ECシステムのキャンペーンで注意したいこと

キャンペーンを行うときには、特に応募受付・問い合わせ対応・プレゼントの発送は注意が必要となります。内容への問い合わせや発送後のプレゼントの問い合わせなど、事務局へ応募者から色々な問い合わせやクレームが入る可能性があり、この連絡には即時で適切な対応が欠かせません。

応募者の情報は個人情報となり、それを集めてからリスト化して原本を管理して、それを使ってプレゼントを発送する作業には、個人情報取り扱いに対しての正しい知識と意図しない結果を生じる人間の行為を起こさないための運用ノウハウが必要となります。

これまでの対応で不備があると、応募者へと自社のビジネスターゲットへ悪いイメージを与えてしまい、これがインターネットの口コミなどから広まって、企業の経営そのものへ影響を与える事態にまで発展する恐れもあります。

そのような事になるとイメージアップや販促のために行うキャンペーンの意味がなくなり、それを防ぐためにもしっかりしたノウハウを持った代行業者と資源を確保しておくことが重要です。作業の項目が多いこと・問い合わせ対応の注意など本来の業務に加えて、キャンペーンの対応業務が増えると人員不足や管理などたくさんの問題が起きてきます。

事務局代行サービスへ委託することで、そのための人を新たに募集することもなく管理などの面倒な作業などもしなくて済むため、本来の仕事をこなしながら企業のイメージアップなども繋げることが可能です。

ECサイト構築を進めるときに、キャンペーンは製品やサービスを広めるには欠かせないものですが、その運用では失敗が許されずリソースの負荷がかかる問題もあります。それらの問題を解決できるのが事務局代行のサービスで、運営に関わる外部の知識を活用して単純作業のリソースを減らせるので本来の業務の効率化にもなります。