ECシステム・ECサイト構築をして商品を売ろうとする企業が増えています。個人でも開設できるようになったECサイトですが、いざ作ろうとするとさまざまな要素が重なり合い、簡単にはいきません。ショップ部分だけを考えていてバックエンドを疎かにすると、ショップは運営できないからです。バックエンドの仕事と機能とはどういうものか紹介しましょう。

複数ショップの場合の商品情報登録の複雑さ

商品を製造し、店に納品して店頭に並べて顧客が買っていくという流れは、実店舗の運営もECシステム・ECサイト構築も変わりありません。その違いは配送部分ぐらいのもので、全国の顧客へ向けて商品を販売できるのです。ECショップを立ち上げる場合、実店舗がある場合でも立ち上げることは可能でしょう。

ただし、在庫が共通している場合は調整を行う必要があるため、店頭にあるのに先にネットで売れてしまった、といったことがないように気をつけましょう。多くのショップでは大元の在庫数は一致しているものの、ネットショップ用の在庫として切り分けて商品を取り扱っています。

ECシステム・ECサイト構築の機能として、在庫がなくなったら購入できなくなるというのは標準的に搭載されているため、実店舗と切り分けて、数を移す時には在庫移動として数を揃えておけば、ミスはなくなるでしょう。この機能はバックエンドの商品情報登録という業務であり、実店舗とネットショップを併用する企業には欠かせないものです。

大規模なものになると商品の登録自体が大きな作業になってくるため、専門のスタッフを配置したりアウトソーシングを検討したりする重要な部分となるでしょう。とくにショッピングモールを利用する会社の場合、大手各社にそれぞれショップを開店し在庫を共通させると、管理が煩雑になるため、気をつけなければなりません。

受注のイレギュラーを処理する業務

注文のあった商品を実際に在庫と引き当て、出荷するまでの作業がバックエンドの作業として重要な部分です。ECサイトのシステムでは自動的に在庫のマイナス処理などが行われますが、出荷作業がシステムで行われるわけではないので、手作業で在庫管理を行わなければなりません。

ECシステム・ECサイト構築の段階としてあまり意識されませんが、よくあるイレギュラー処理というのがこの部分で重要になります。わかりやすいところでは「4つ注文したけどやっぱり1つキャンセルしてください」などといったメールが、受注情報を発送担当者に連絡した後に届く場合でしょう。当然ながら顧客に断るのではなく、急いで発送担当者に連絡して情報を修正しなければなりません。

こういったイレギュラー処理が複数届いた場合、急いで対応しなければならないのです。連絡はメールや電話で来る可能性があります。メールなら機械的に断る無茶な要望も、電話で直接答えるのは難しい場合もあります。顧客もそれを理解した上で無理を言うため、引き受けてしまうと業務量がどんどん増えていくのです。

しかし、それこそが商品受注に関するバックエンドの仕事であり、イレギュラー処理こそが業務の半分近くを占める役割ともいえます。大きいショップほどルールを決めて厳しく行っていますが、小さいショップでは無理を受け入れているところも多いようです。

倉庫の在庫管理と発送作業が大変

ECサイトの最も重要な業務が在庫管理と発送業務です。ここには倉庫としての入庫業務も含まれます。ECサイトの多くは在庫管理や発送をアウトソーシングしており、その業務の煩雑さがうかがえるでしょう。つまり、いくらネットにショップを開いてパソコン上で処理できたとしても、実際に商品を発送するには梱包し、数々のチェックとデータ処理をして出荷しなければならないのです。

勘違いしている人も多いですが、出荷とは配送業務のことではなく、多くのショップでは大手配送会社に依頼して配送しています。つまり、配送自体は個人が使っているような会社を利用していますが、その規模が大きいのです。毎日数十箱もの発送を行うため、その梱包作業や伝票印刷作業は多くの労力を伴います。また、在庫数が動くとその管理も大変なものになってくるでしょう。

これは実店舗と在庫を共有している場合にはさらに複雑になり、1個でも在庫数が合わなければトラブルになります。毎日しっかり確認していれば大丈夫じゃないかと思う人もいるでしょうが、商品とは大きなダンボール箱に入ったものから冊子までたくさんのものがあるのです。画鋲1つであったとしても商品なら在庫を合わせなければなりませんが、実際にやってみると日々誤差が生じ、確認に時間をかけなければなりません。

ECサイトを立ち上げる場合、ショップのシステムを検討するのも重要ですが倉庫と発送をどうするかが大きなポイントです。どうしても専門的な業務になってしまうため、自社で対応してこれから構築するよりは信頼できる倉庫があるなら依頼する方がよいかもしれません。